Uitdaging
CED-Groep biedt onderwijsadvies aan professionals in het onderwijs, de kinderopvang en gemeenten. Dat doen ze onder andere door middel van cursussen en inspirerende leermiddelen. Een voorbeeld is Nieuwsbegrip, een populair platform waarmee scholieren aan de hand van opdrachten over het nieuws beter leren begrijpend lezen. “In 2011 fuseerde CED-Groep met Eduniek, ook een organisatie voor onderwijsadvies”, vertelt Arnout Sprenger, Manager Bedrijfsvoering bij CED-Groep. “Op dat moment is besloten dat we wilden werken met één ERP-systeem. Zo konden we al onze bedrijfsprocessen laten lopen via een overkoepelend systeem.”
Oplossing
“Eduniek werkte al met AllSolutions, CED-Groep met een ander systeem”, vertelt Yvonne Lockhorst, Applicatiebeheerder bij CED-Groep. “Dat laatste systeem was verre van gebruiksvriendelijk, omdat we voor elke wijziging of rapportage programmeurs nodig hadden. Die zaten ook nog eens in Denemarken, dus communicatie rondom ingewikkelde financiële zaken moesten we in het Engels doen. Met AllSolutions verliep de communicatie veel eenvoudiger. Daarnaast bood AllSolutions voldoende mogelijkheden om zelf met gegevens aan de slag te gaan. Daarom kozen we er al snel voor om met AllSolutions verder te gaan.”
Inmiddels lopen vrijwel alle bedrijfsprocessen van CED-Groep via AllSolutions. “Van financiële administratie en CRM tot licentiebeheer voor Nieuwsbegrip en de bestellingen vanuit de webshop”, zegt Lockhorst. “Met uitzondering van de declaraties en de salarisadministratie doen we alles met AllSolutions. En dat werkt hartstikke goed.”
Resultaat
“AllSolutions is de ruggengraat van CED-Groep”, stelt Arnout Sprenger. “Zo komen alle bestellingen vanuit onze webshop direct in AllSolutions terecht, via een koppeling met de REST-API. Voorheen kregen we bestellingen via e-mail binnen en zette onze afdeling Verkoop de orders handmatig in AllSolutions. Nu hoeft de afdeling alleen de orders te controleren en goed te keuren. Dat scheelt natuurlijk ongelofelijk veel tijd én zorgt voor minder fouten.” Lockhorst vult aan: “Hetzelfde geldt voor onze cursussen. Als iemand zich op onze website inschrijft voor een cursus, zien we dat meteen terug in AllSolutions. Het cursusbureau hoeft de aanmelding alleen te controleren.”
Een belangrijk onderdeel van AllSolutions voor CED-Groep is het licentiebeheer van het platform Nieuwsbegrip. Met ruim 7.400 licenties gebruikt ongeveer tachtig procent van het basisonderwijs dit platform voor begrijpend lezen. “Recent hebben we onze licenties uitgebreid met een optie Goud”, vertelt Lockhorst. “Ik kan me voorstellen dat dit in andere organisaties een flinke operatie zou zijn. Maar doordat we enkele jaren geleden de licentiemodule in AllSolutions al flexibel hadden opgezet, was het toevoegen van een extra licentieoptie heel eenvoudig. En als we morgen besluiten om nog een extra optie toe te voegen, dan is dat ook zo gepiept.”
Voor Yvonne Lockhorst is zelfstandigheid de grootste kracht van AllSolutions. “Ik kan negentig procent van alle zaken in het systeem zelf doen. Daar hebben we geen programmeur voor nodig. Wanneer ik twijfel, toets ik mijn ideeën bij onze consultant Henk Noordhuis van AllSolutions. En daarna kan ik zelf met onze gegevens aan de slag. Dat is voor mij echt de meerwaarde van AllSolutions.” Sprenger hoopt dat AllSolutions blijft investeren in het vergemakkelijken van intuïtief navigeren in het systeem. “Als je niet dagelijks in AllSolutions zit, kan het systeem ingewikkeld zijn. Met AllSolutions 2020 hebben ze daar al goede stappen in gemaakt.”
Toekomst
CED-Groep wil AllSolutions blijven uitbreiden met waardevolle functionaliteiten. Arnout Sprenger: “We hebben veel plannen voor de toekomst. Denk aan het automatiseren van meer werkzaamheden en werken aan nog krachtigere customer relationship management. Binnenkort willen we bijvoorbeeld de database van de dienst Registratie Instellingen en Opleidingen koppelen aan ons systeem. Op die manier hebben we áltijd actuele adresgegevens van onze klanten. Met AllSolutions als betrouwbare en flexibele partner werken we zo aan een krachtig bedrijfskritisch systeem waarin ik alle vertrouwen heb.”