“Goed navigeren in de zee van informatie” bij KWR Watercycle Research Institute

Een veelheid aan systemen en interfaces stond de kwaliteit en efficiency van de bedrijfsvoering van KWR Watercycle Research Institute in de weg. ‘Bridging science to practice’ is de missie van het instituut, dat de tien Nederlandse waterbedrijven als aandeelhouders heeft. Onderzoekers van KWR vertalen wetenschappelijke kennis naar toepasbare praktijkoplossingen voor eindgebruikers in de Nederlandse en Europese watersector. “Kennis delen, samenwerking en projectmanagement zijn voor ons als zelfstandig opererend onderzoekscentrum erg belangrijk”, geeft Ted Huijboom, hoofd Bedrijfsvoering aan. Met de integrale bedrijfssoftware van AllSolutions wilden we kwaliteitswinst, efficiencywinst en kostenbesparing bereiken. Meer inzicht en overzicht en uniforme informatie door te werken vanuit één centrale database. We hebben AllSolutions11 omgedoopt tot Sonar: dit staat voor de weg niet kwijtraken en goed navigeren in de zee van informatie. Met Sonar hebben we administratieve en projecthygiëne gerealiseerd. Daarnaast kunnen we via onze portal BTO Net eenvoudig en eenduidig kennis delen en samenwerken.”

(v.l.n.r. Ted Huijboom en Bart Schalkwijk)

“Dit wordt niet alleen een positief verhaal”, stelt Ted Huijboom aan het begin van het gesprek. “Ik wil open zijn over het moeizaam verlopen implementatietraject. Ook zijn we nog aan het finetunen, dus niet alles werkt naar wens.” Geen probleem, het is goed om de lessons learned mee te nemen en de inzichten te delen. Als hoofd Bedrijfsvoering is Ted Huijboom verantwoordelijk voor Financiën, HR, ICT en Facilities. Ook bewaakt hij het projectmanagement. “Ik wil de randvoorwaarden voor de wetenschappers zo regelen, dat ze als professionals hun werk kunnen doen”, vat Huijboom samen. “Alles moet werken en niet tot frustratie leiden. De rol van ICT is voor ons tweeledig. Het is allereerst een enabler, een platform voor kennis delen, intern en met de buitenwereld. Tweede is dat we software gebruiken voor datascience.” Ook Bart Schalkwijk (programmamanagement BTO) schuift aan. BTO staat voor Bedrijfstakonderzoek, het meerjarige onderzoeksprogramma van de Nederlandse waterbedrijven. Schalkwijk is inmiddels expert in de bedrijfssoftware van AllSolutions en verantwoordelijk voor BTO Net, de kennis- en onderzoeksportal voor de waterbedrijven.

Alles op één plek
Terug naar het begin. Waarom heeft KWR de overstap naar AllSolutions gemaakt? Huijboom: “We hadden een veelheid aan pakketten in huis. Ik denk wel zes, zeven verschillende systemen voor onder andere financiën, urenregistratie, rapportage, arbeidsvoorwaarden, HRM en salaris. Het  oude extranet hing aan het documentmanagementsysteem. Te veel systemen en interfaces staan de betrouwbaarheid, snelheid, efficiency en uniformiteit in de weg. We moesten alles driedubbel checken. Klopt de integriteit van de financiële cijfers? Hebben we inzicht in de budgetruimte? Vandaar dat we op zoek gingen naar integrale bedrijfssoftware, zodat alles op één plek beschikbaar was en we vanuit dezelfde bron zouden werken. Onze doelstellingen waren drieledig: kwaliteitswinst, efficiencywinst en kostenbesparing.”

“Alles op één plek beschikbaar en vanuit dezelfde bron werken

Betere projecthygiëne
In het selectietraject werd er ook gelet op de ondersteuning van het projectmanagement. “Wij zijn een kennis- en projectorganisatie”, geeft Huijboom aan. “Met de invoering van een nieuw systeem wilden we tegelijkertijd de verantwoording en bevoegdheden lager in de organisatie leggen. Het nieuwe systeem moest de projectmanager steviger in zijn zadel zetten. Geeft het hem of haar beter inzicht in de voortgang van het project? Wat is er al aan mensen en uren geboekt en loopt het in de pas met het beschikbare budget? Betere projecthygiëne noem ik dat.” Op basis van de presentaties bleef AllSolutions over. “Wat meehielp, was dat adviesbureau Alares waar we al mee samenwerkten, zelf naar tevredenheid met AllSolutions werkte. De integrale bedrijfssoftware zit in de cloud en dat was mooi meegenomen. Wat ons verder aansprak, was het licentiemodel en de bijbehorende variabiliteit in kosten.”

Complexe implementatie
De implementatie was complex en tijdrovend. Huijboom: “Achteraf kan ik stellen dat we veel hebben geleerd en dat we inmiddels redelijk tevreden zijn. We zijn momenteel bezig met het finetunen van de inrichting van de software aan onze wensen. De consultant van AllSolutions kende het pakket door en door. Hij had een enorme kennisvoorsprong op ons in de software, maar nog weinig voeling met onze processen. We hebben daardoor bij de start enkele inrichtingskeuzes gemaakt, waarvan we de impact niet goed konden overzien, omdat we de kennis van het systeem gewoonweg niet hadden. In de loop van de tijd ging AllSolutions steeds beter luisteren naar ons verhaal, onze pijnpunten en onze wensen. Dat gaf ons het vertrouwen om door te gaan met de implementatie. Mijn advies is dan ook vooraf met de consultant een demomodel te bestuderen en diepgaand te testen: je bouwt zelf initiële kennis op van het systeem en kunt in een vroeg stadium betere besluiten nemen over de inrichting. Tussentijdse expertsessies zou ook een goede tip zijn.”

Op koers met Sonar
Gelukkig ging AllSolutions op tijd live, circa driekwart jaar na start van het traject. Het systeem werd omgedoopt tot Sonar. Huijboom: “We hebben bewust voor een eigen naam gekozen. We wilden na de aanloopperikelen graag een schone start. Sonar staat voor het goed kunnen navigeren in de zee van informatie. In het begin was het draagvlak bij de 200 gebruikers nog wel klein, maar dit is gaandeweg gegroeid.” Een moeizame  aanloop hoeft niet altijd tot een mislukte landing te leiden. “Klopt”, geeft Huijboom aan. “Een positieve noot is het workflowproject dat we onlangs zijn gestart. We willen graag onze inhoudelijke projectdocumentatie in ons huidige documentmanagementsysteem zetten. We hebben de integratie en samenwerking tussen de webservice binnen AllSolutions en ons documentmanagementsysteem Content Server getest en het werkt in de testomgeving. Dit was een goede coproductie.”

Portal voor kennis en contact
Voor KWR is de samenwerking met de waterbedrijven van vitaal belang. Zo is KWR hoofduitvoerder en coördinator van het meerjarige onderzoek voor de waterbedrijven, het bedrijfstakonderzoek (BTO). Het BTO richt zich op een gezonde, duurzame, efficiënte en vooruitstrevende drinkwatervoorziening, met zorg voor natuur en milieu. “Het BTO Net is de portal voor de bedrijfstak voor het delen van kennis, samenwerking en het leggen van contacten”, zegt Bart Schalkwijk. “Met BTO Net beschikken we over één plek waar iedereen makkelijk zijn weg vindt naar kennis en naar elkaar. De afstand tussen BTO-participanten en KWR is kleiner geworden. We zijn af van het vele, onoverzichtelijke e-mailverkeer en deelnemers aan vergaderingen beschikken allemaal over dezelfde informatie.”

500 gebruikers extranet
Het BTO Net is in samenwerking met adviesbureau Alares en AllSolutions ontwikkeld. De consultants van Alares hebben de vertaalslag gemaakt naar Sonar. Schalkwijk: “We beschikken over kringen, prikborden, featurepagina’s en maandelijkse nieuwsbrieven met verwijzingen naar pagina’s en nieuwsberichten op het BTO Net. In de kringen kun je (concept)rapporten delen en hierover discussies voeren met een specifieke groep mensen. Hierdoor heb je als onderzoeker het commentaar bijeen staan en deelnemers kunnen ook elkaars commentaar inzien. Je kunt alles zelf in redelijke vrijheid indelen.” BTO Net heeft inmiddels zo’n 500 externe gebruikers. “Bij de lancering begin 2015 gaven deelnemers ons complimenten het werkt naar tevredenheid”, stelt Bart Schalkwijk vast. “Het is functioneel en iedereen kan zelf de gewenste informatie vinden. In de kringen wordt er goed gediscussieerd. Ik denk dat de winst ook ligt in het gemakkelijker en overzichtelijker beheren van kennis en informatie.”

“De winst ligt in het gemakkelijker en overzichtelijker beheren van kennis en informatie

Digitaal en actueel
Terug naar de doelstellingen van de overstap. Zijn die gehaald? “Op meerdere vlakken doen we het beter en efficiënter”, stelt Huijboom. “De facturatie van crediteuren en debiteuren is gedigitaliseerd. We behandelen geen papieren facturen meer en we factureren nu zelf rechtstreeks met Sonar. Ook de offerteaanvraag en opdrachtbevestiging zijn in Sonar opgenomen.” De gegevens die nodig zijn voor managementinformatie worden automatisch gevuld vanuit Sonar. “Zowel het lijn- als het projectmanagement beschikt over actuele dashboards met informatie over onder andere bezetting, uren, ziekteverzuim”, geeft Huijboom aan. “Dat is ook een grote winst, want voorheen was dit een hele zoektocht. Iedereen heeft nu zijn eigen dashboard: de zelfredzaamheid is gegroeid en de sturingsinformatie is verbeterd.” De oplossing voor de salarisverwerking is gerealiseerd door AllSolutions en de online salarissoftware van Nmbrs. “Dit loopt prima”, evalueert Huijboom. “Iedere medewerker heeft in Sonar toegang tot zijn persoonlijke digitale dossier. HR vult dit via Nmbrs aan met salarisstrookjes en jaaropgaves.” In het dossier zijn verder beoordelingsformulieren, correspondentie, verlofadministratie, verzuimregistratie en reiskostendeclaraties opgenomen.

“Op meerdere vlakken doen we het beter en efficiënter”

Duidelijkheid, transparantie en efficiencywinst
De winst van de integrale bedrijfssoftware zit voor Ted Huijboom vooral in de administratieve en de projecthygiëne: “Hiermee bedoel ik duidelijkheid en transparantie in verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wie mag waar wat doen? Vanuit planning en control komen er geen verrassingen meer uit de hoge hoed en hebben we meer inzicht in bijvoorbeeld projectbudgetten, mensen, uren, tijdverloop en uitputting van het budget. Als ik kijk naar het opstellen van de jaarrekening, dan hebben we een efficiencywinst van weken geboekt. Dat is een flinke vooruitgang.”

Gepubliceerd op 15 juli 2016 12:21

Deel deze informatie per e-mail

Doorsturen



Andere interessante artikelen