Tips voor een soepele jaarovergang naar 2019

We zijn allemaal druk bezig met de voorbereidingen voor kerstmis. Nog maar even en de jaarwisseling staat weer voor de deur. Te midden van de kerstborrels, kerstdiners, oliebollen en nieuwjaarsborrels zou je bijna vergeten dat op de financiële administraties nog hard wordt gewerkt.
Met het einde van 2018 in zicht komt ook de jaarafsluiting in AllSolutions dichterbij. Waar moet je aan denken bij de jaarovergang? In deze blog een aantal tips.

DOOR: PAOLA ZEE 
AllSolutions


Aanpassen filterinstellingen 
Met het begin van het nieuwe jaar gaat in AllSolutions het boekjaar automatisch over naar 2019. Gebruik je eigen configuratie-instellingen? Dan kan het filter ‘hard’ op de waarde 2018 zijn ingesteld, waardoor gebruikers in het nieuwe jaar informatie kunnen missen. Daarom goed om als eerste stap in januari de filterinstelling in de diverse schermen  na te lopen.

Batchverwerkingen controleren 
Worden in de Program Batch Jobs (MJOBNR) ‘s nachts of op bepaalde tijdstippen geautomatiseerd verwerkingen uitgevoerd? Controleer dan of bij de opgenomen functies een jaarinstelling wordt gebruikt. Je kunt ervoor kiezen om de instellingen direct bij de jaarovergang naar het nieuwe boekjaar over te zetten of pas na de daadwerkelijke jaarafsluiting. Afhankelijk van de optie die je kiest, denk eraan dat boekingen in het nieuwe of vorige boekjaar dan respectievelijk nog niet of niet meer automatisch via de batch jobs verlopen. Je kunt de betreffende functies dan tijdelijk handmatig starten.

Stappenplan jaarafsluiting 
Op onze supportsite vind je in het onderdeel ‘Veelgestelde vragen’ een handige checklist met alle stappen die genomen moeten worden bij een jaarovergang en boekjaarafsluiting. Per module wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn en welke stappen verplicht zijn. Welke stappen je specifiek doorloopt, is afhankelijk van de modules die je gebruikt. Je kunt het stappenplan eventueel ook als document downloaden.

Verhoging lage btw-tarief naar 9%
Het kabinet wil het lage btw-tarief verhogen van 6% naar 9%. Deze verhoging geldt per 1 januari 2019. Offertes die in 2018 worden gemaakt voor goederen of diensten die 2019 worden geleverd, moeten uitgaan van een btw-tarief van 9%. Lees hier hoe je de btw-verhoging doorvoert in AllSolutions.

Informeer je consultant 
De consultant is het vaste aanspreekpunt voor vragen en kan je ook begeleiden bij de jaarafsluiting. Weet je al in welke periode je de jaarovergang en boekjaarafsluiting wilt gaan uitvoeren? Geef dit dan door aan je consultant. Deze kan dit opnemen in zijn/haar planning en tijdens de jaarafsluiting dan stand-by zijn voor mogelijke vragen.

Boekjaarafsluiting 
Zijn alle stappen doorlopen en ben je zover dat je het boekjaar wilt afsluiten? Alle stappen die je hiervoor in AllSolutions uitvoert, vind je hier.

Na de jaarafsluiting  
Heb je de verwerkingen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) eerder nog niet gecontroleerd en aangepast naar het nieuwe boekjaar? Dan is dit het moment om dit alsnog te doen.

Eventuele nagekomen boekingen kun je met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren.

Na het afsluiten van een boekjaar kun je de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). Je vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen.

En met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML auditfile aanmaken, waarmee je de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Niet alleen handig bij een al afgesloten boekjaar, maar kan wellicht ook van pas komen bij de interim-controle.

Lever je de btw-aangifte en de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzig je dan het type aanlevering naar SBR 2019. Dit doe je in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).

Tot slot 
Heb je nog vragen of opmerkingen? Dan weet je ons te vinden. We helpen je graag.

We wensen je veel succes met alle voorbereidingen. En natuurlijk fijne feestdagen en een voorspoedig 2019!

Paola Zee 
Support services

Gepubliceerd op 18 december 2018 10:24

Andere interessante blogs