G Suite: de flexibele office-oplossing die met je organisatie meebeweegt

G Suite, de flexibele office-oplossing in de cloud van Google, ontwikkelt zich snel. De digitale omgeving biedt steeds meer handige tools om als organisatie slimmer samen te werken. Maar het is ook een flexibele omgeving waar je andere applicaties aan toevoegt. Hans van der Linden van GeeFirm vertelt hoe je als organisatie efficiënter werkt met G Suite. 

DOOR: HANS VAN DER LINDEN
GeeFirm

G Suite is een digitale omgeving in de cloud die samenwerking stroomlijnt. Met verbindende tools (e-mail, agenda, community en chat) zorg je ervoor dat je medewerkers overal en altijd bereikbaar zijn. Daarnaast creëer je in G Suite eenvoudig een intranet, spreadsheets, documenten en presentaties. Al die bestanden kun je in Google Drive delen om ze vervolgens samen met collega’s te bewerken. Bovendien kun je tot in detail je gebruikers, apparaten en data beheren om veilig en compliant te werken.

Niet op elkaar afgestemd
G Suite was precies waar onze klant in de creatieve sector naar op zoek was. De creatieve tak van het bedrijf en sales en accounting waren namelijk niet op elkaar afgestemd. Bestanden werden door iedere afdeling in aparte mappen opgeslagen en per e-mail gedeeld. Met als gevolg dat er informatie en bestanden kwijtraakten of dat er soms meerdere versies in omloop waren van een bestand. Het was hoog tijd voor een oplossing die de efficiëntie en samenwerking verbeterde.

Met G Suite werkt iedereen nu in één digitale omgeving. Ieder project heeft één map in Google Drive waar alle afdelingen in werken. Per bestand of map kan een projectleider of beheerder toegang verlenen aan de juiste mensen. Is de creatieve afdeling klaar met een project, dan kan sales direct bij het bestand. Er hoeven dus geen e-mails met grote bestanden te worden gedeeld.

ERP en Google Drive gekoppeld
Dankzij een simpele koppeling kunnen gebruikers vanuit AllSolutions direct in Google Drive. Dat is mogelijk dankzij Google Apps Script. Met deze tool, die standaard in G Suite zit, bouw je eenvoudig koppelingen voor Google apps zoals Drive en Spreadsheets.

Echter kon de organisatie niet direct vanuit AllSolutions een standaard mappenstructuur aanmaken in Google Drive. Daarom ontwikkelden we een speciaal template in combinatie met Apps Script. Nu is het ook mogelijk om vanuit AllSolutions een mappenstructuur  in Google Drive aan te maken. En met de template in een Google spreadsheet past de organisatie de mappenstructuur volledig aan naar de wensen van de organisatie.

Geen grenzen
Er zijn nagenoeg geen grenzen aan de maatwerkmogelijkheden met Apps Script. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met je andere applicaties. Met App-script kan eenvoudig data worden opgehaald uit andere applicaties en middels een template klaar gezet worden in een Google Docs of spreadsheet document. Daarom blijven we met Apps Script zoeken naar nieuwe manieren om AllSolutions en G Suite nog beter op elkaar af te stemmen.

Heb je suggesties voor een koppeling of customization in G Suite? Of wil je meer weten? Neem dan contact met mij op via h.vdlinden@geefirm.nl of 085-4837000.  

Gepubliceerd op 12 juni 2018 14:58

Andere interessante blogs