NCT Holland B.V. kiest voor digitaal ondertekenen

Digitaal ondertekenen is dé oplossing om snel en rechtsgeldig een handtekening onder documenten te (laten) zetten. Tijdens de AllUser in november jl., het evenement voor gebruikers van AllSolutions, vertelde Bart Vrijens hoe klanten van NCT Holland B.V. orderbevestigingen binnen twee klikken ondertekenen. En dat levert zijn organisatie niet alleen tijdwinst op, maar ook juridische voordelen. 

DOOR: BART VRIJENS
NCT Holland B.V.



NCT Holland B.V. is een internationaal opererend handelsbedrijf in plastic grondstoffen. We werken met partners uit Europa, Azië, Afrika en Zuid-Amerika. Onze grondstoffen worden wereldwijd verwerkt in tal van producten. Onze goederen vertegenwoordigen een flinke waarde, dus die willen we zo goed mogelijk beschermen. Daarom is het belangrijk dat we goede afspraken maken met onze klanten. Dat begint al bij het opstellen van orders, offertes en facturen.

Orderbevestiging niet ondertekend
We merkten echter dat de orderbevestigingen die we naar onze klanten verstuurden, zelden werden ondertekend. Hoewel wij zakelijke conflicten meestal direct met de klant oplossen, zou het ontbreken van een orderbevestiging voor problemen kunnen zorgen. Bijvoorbeeld om te bepalen onder welke jurisdictie de order valt. Die van ons als leverancier of van de klant in het buitenland? Die discussie willen we voorkomen. Want het is verre van ideaal als we een geschil in het buitenland met een ander rechtssysteem op moeten lossen. Daarom zochten we naar een oplossing om ervoor te zorgen dat klanten onze orderbevestigingen wél ondertekenen. Maar het mocht de klant niet te veel moeite kosten. AllSolutions had de oplossing voor ons. Zij koppelden ons ERP-systeem aan de slimme oplossing van Ondertekenen.nl. Met deze dienst kunnen onze klanten documenten snel en veilig digitaal ondertekenen.

Ondertekenen met een digitale stempel
Het werkt als volgt: onze klant krijgt een e-mail met een link naar Ondertekenen.nl. Vervolgens wordt de order opgehaald. De klant klikt door naar een beveiligde omgeving om zijn akkoord te geven. Hij ondertekent met een digitale stempel, waar zijn e-mailadres, de tijd en zijn unieke nummer in vermeld staan. Wij krijgen na ondertekening, net als de klant, een bevestiging binnen. Zo simpel is het. In tegenstelling tot het handmatig ondertekenen van documenten. En ook mooi meegenomen: het is stukken milieuvriendelijker.

Digitaal, eenvoudig en rechtsgeldig
Onze klanten kunnen nu in een paar klikken een digitale handtekening zetten. En voor ons belangrijk: de handtekening is rechtsgeldig. Als de klant de orderbevestiging ondertekent, is op de verkooporder Nederlands recht van toepassing. Een eventuele rechtsgang wordt in dat geval in Nederland afgehandeld. Bovendien scheelt het ons bergen werk. Als we nu een ondertekende orderbevestiging terugkrijgen, moeten we die handmatig verwerken. Door de koppeling met Ondertekenen.nl worden de documenten automatisch gearchiveerd in AllSolutions.

Begonnen in de Benelux
We zijn met Ondertekenen.nl gestart in de Benelux. Wanneer het project hier goed loopt en we onze klanten overtuigd hebben van de kracht van digitaal ondertekenen, rollen we de tool ook internationaal uit. Tot nu toe is onze ervaring met digitaal ondertekenen zeer positief. Mijn advies aan andere organisaties: maak het jezelf makkelijk. Laat klanten digitaal ondertekenen via Ondertekenen.nl!

Benieuwd wat Ondertekenen.nl voor jouw organisatie kan betekenen? Lees dan ook de blog ‘De toekomst van uw handtekening is digitaal’ of neem contact op met Zivko Lazarov via ondertekenen.nl

Gepubliceerd op 30 januari 2018 15:33

Andere interessante blogs