Tips voor een soepele jaarovergang

Nog maar even en de jaarwisseling staat weer voor de deur. Met het einde van 2017 in zicht komt de jaarafsluiting in AllSolutions ook dichterbij. Waar moet je aan denken bij de jaarovergang? Graag geven wij een aantal tips.

DOOR: PAOLA ZEE
AllSolutions



Aanpassen filterinstellingen 
Met het begin van het nieuwe jaar gaat in AllSolutions het boekjaar automatisch over naar 2018. Gebruik je eigen configuratie-instellingen? Dan kan het filter ‘hard’ op de waarde 2017 zijn ingesteld, waardoor gebruikers in het nieuwe jaar informatie kunnen missen. Daarom goed om als eerste stap in januari de filterinstelling in de diverse schermen hierop na te lopen.

Batchverwerkingen controleren
Worden in de Program Batch Jobs (MJOBNR) ‘s nachts of op bepaalde tijdstippen geautomatiseerd verwerkingen uitgevoerd? Controleer dan of bij de opgenomen functies een jaarinstelling wordt gebruikt. Je kunt ervoor kiezen om de instellingen direct bij de jaarovergang naar het nieuwe boekjaar over te zetten of pas na de daadwerkelijke jaarafsluiting. Afhankelijk van de optie die je kiest, denk eraan dat boekingen in het nieuwe of vorige boekjaar dan respectievelijk nog niet of niet meer automatisch via de batch jobs verlopen. Je kunt de betreffende functies dan handmatig starten.

Stappenplan jaarafsluiting
Op onze supportsite vind je in het onderdeel ‘Veelgestelde vragen’ een handige checklist met alle stappen die genomen moeten worden bij een jaarovergang en boekjaarafsluiting. Per module wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn en welke stappen verplicht zijn. Welke stappen je specifiek doorloopt, is afhankelijk van de modules die je gebruikt. Je kunt het stappenplan eventueel ook als document downloaden.

Informeer de consultant
Jullie consultant is het vaste aanspreekpunt voor vragen en kan jullie ook begeleiden bij de jaarafsluiting. Weet je al in welke periode je de jaarovergang en boekjaarafsluiting wilt gaan uitvoeren? Geef dit dan door aan jullie consultant. Deze kan dit opnemen in zijn/haar planning en tijdens de jaarafsluiting dan stand-by zijn voor jullie mogelijke vragen.

Boekjaarafsluiting
Zijn alle stappen doorlopen en ben je zover dat je het boekjaar wilt afsluiten? Alle stappen die je hiervoor in AllSolutions uitvoert, vind je hier.

Na de jaarafsluiting
Heb je de verwerkingen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) eerder nog niet gecontroleerd en aangepast naar het nieuwe boekjaar? Dan is dit het moment om dit alsnog te doen.

Eventuele nagekomen boekingen kun je met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren.

Na het afsluiten van een boekjaar kun je de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). Je vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen.

En met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML auditfile aanmaken, waarmee je de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Niet alleen handig bij een al afgesloten boekjaar, maar kan wellicht ook van pas komen bij de interim-controle.

Leveren jullie de btw-aangifte en de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzig je dan het type aanlevering naar SBR 2018. Dit doe je in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).

Tot slot
Heb je nog vragen of opmerkingen? Dan weet je ons te vinden. Wij helpen je graag.

Wij wensen jullie veel succes met alle voorbereidingen. En natuurlijk een voorspoedig 2018!

Paola Zee
Support services

Gepubliceerd op 29 december 2017 10:13

Andere interessante blogs