Een soepele jaarovergang naar 2017

We zijn allemaal druk bezig met de voorbereidingen voor kerstmis. Nog maar even en de jaarwisseling staat weer voor de deur. Te midden van de kerstborrels, kerstdiners, oliebollen en nieuwjaarsborrels zou je bijna vergeten dat op de financiële administraties nog hard wordt gewerkt.
Met het einde van 2016 in zicht komt de jaarafsluiting in AllSolutions ook dichterbij. Waar moet u aan denken bij de jaarovergang? Graag geven wij u een aantal tips.

DOOR: PAOLA ZEE
AllSolutions

Aanpassen filterinstellingen
Met het begin van het nieuwe jaar gaat in AllSolutions het boekjaar automatisch over naar 2017. Gebruikt u eigen configuratie-instellingen? Dan kan het filter ‘hard’ op de waarde 2016 zijn ingesteld, waardoor uw gebruikers in het nieuwe jaar informatie kunnen missen. Daarom goed om als eerste stap in januari de filterinstelling in de diverse schermen hierop na te lopen.

Batchverwerkingen controleren
Worden in de Program Batch Jobs (MJOBNR) ‘s nachts of op bepaalde tijdstippen geautomatiseerd verwerkingen uitgevoerd? Controleert u dan of bij de opgenomen functies een jaarinstelling wordt gebruikt. U kunt ervoor kiezen om de instellingen direct bij de jaarovergang naar het nieuwe boekjaar over te zetten of pas na de daadwerkelijke jaarafsluiting. Afhankelijk van de optie die u kiest, denk eraan dat boekingen in het nieuwe of vorige boekjaar dan respectievelijk nog niet of niet meer automatisch via de batch jobs verlopen. U kunt de betreffende functies dan handmatig starten.

Stappenplan jaarafsluiting
Op onze supportsite vindt u in het onderdeel ‘Veelgestelde vragen’ een handige checklist met alle stappen die genomen moeten worden bij een jaarovergang en boekjaarafsluiting. Per module wordt aangegeven wat de aandachtspunten zijn en welke stappen verplicht zijn. Welke stappen u specifiek doorloopt, is afhankelijk van de modules die u gebruikt. U kunt het stappenplan eventueel ook als document downloaden.

Informeer uw consultant
Uw consultant is uw vaste aanspreekpunt voor vragen en kan u ook begeleiden bij de jaarafsluiting. Weet u al in welke periode u de jaarovergang en boekjaarafsluiting wilt gaan uitvoeren? Geef dit dan door aan uw consultant. Deze kan dit opnemen in zijn/haar planning en tijdens uw jaarafsluiting dan stand-by zijn voor uw mogelijke vragen.

Boekjaarafsluiting
Zijn alle stappen doorlopen en bent u zover dat u het boekjaar wilt afsluiten? Alle stappen die u hiervoor in AllSolutions uitvoert, vindt u hier.

Na de jaarafsluiting
Hebt u de verwerkingen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) eerder nog niet gecontroleerd en aangepast naar het nieuwe boekjaar? Dan is dit het moment om dit alsnog te doen.

Eventuele nagekomen boekingen kunt u met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB) alsnog in het afgesloten boekjaar registreren.

Na het afsluiten van een boekjaar kunt u de btw-(grootboek)rekeningen op nul stellen met behulp van de functie Nulstellen Beginsaldo Btw-rekeningen (VBTWNL). U vindt deze functie in het menu Financieel > Afsluitingen.

En met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kunt u een XML auditfile aanmaken, waarmee u de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Niet alleen handig bij een al afgesloten boekjaar, maar kan wellicht ook van pas komen bij de interim-controle.

Levert u de btw-aangifte en de opgaaf ICP elektronisch aan bij de Belastingdienst via Digipoort? Bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar wijzigt u dan het type aanlevering naar SBR 2017. Dit doet u in de aangifte zelf (dus niet de perioderegels).

Tot slot
Hebt u nog vragen of opmerkingen? Dan weet u ons te vinden. Wij helpen u graag.

Wij wensen u veel succes met alle voorbereidingen. En natuurlijk fijne feestdagen en een voorspoedig 2017!

Paola Zee
Support services

Gepubliceerd op 21 december 2016 11:00

Andere interessante blogs