AllSolutions en hoogheemraadschap Delfland bouwen aan slimme financiële administratie

Al sinds het jaar 1289 zorgt het hoogheemraadschap Delfland ervoor dat de dijken in Midden-Delfland veilig zijn, het afvalwater gezuiverd wordt en dat er voldoende én schoon water is. Met zo’n verantwoordelijk takenpakket moeten processen binnen de organisatie uiteraard soepel verlopen. AllSolutions ondersteunt het waterschap daarbij door de financiën van Delfland te integreren met de financiële administratie van de hoogheemraadschappen Rijnland en Schieland & de Krimpenerwaard. 

Het hoogheemraadschap Delfland is verantwoordelijk voor waterbeheer, -kering en -kwaliteit in een fors gebied. Dat strekt zich van Scheveningen en Den Haag tot Zoetermeer, Vlaardingen en Hoek van Holland. In het totale gebied van ruim 41.000 hectare zijn ongeveer 1,4 miljoen inwoners en ruim 40.000 bedrijven gevestigd. Kortom, een gebied waar droge voeten en schoon water van levensbelang zijn.

Buren trekken samen op
Delfland werkt voortdurend aan de verbetering van werkprocessen om kosten te verlagen en werknemers optimaal in te zetten. Mark Brandt, Sectorhoofd Bedrijfsvoering bij het hoogheemraadschap Delfland: “We zoeken voortdurend naar nieuwe manieren om sneller en efficiënter te werken. Veel van onze processen zijn niet anders dan bij andere organisaties. Denk aan HR en Finance. Vooral in het digitale tijdperk waarin we nu leven, kunnen we simpelweg niet achterblijven. Zo ontstond bij ons het idee om financiële zaken als facturatie en de begroting slimmer aan te pakken.”

Daarvoor zocht Delfland de samenwerking met AllSolutions en twee andere waterschappen. Delfland grenst ten noorden aan het hoogheemraadschap Rijnland en ten oosten aan het hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard. De buren trokken al veel met elkaar op, bijvoorbeeld bij het trainen en opleiden van medewerkers. Dat bleek de vruchtbare grond om nog intensiever samen te werken.

Mark Brandt: “Het is belangrijk om samenwerking te zoeken op werkprocessen die zich daar goed voor lenen. Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard waren in 2016 al gestart met de conversie naar een gezamenlijke afdeling financiële administratie met één integraal financieel systeem. Het systeem werd omgedoopt tot Prosa, de afkorting van 'Processen samen’. Begin 2018 zijn wij met Delfland ook overgegaan op het nieuwe systeem. Ruim daarvoor zijn we al gestart met het opleiden en trainen van medewerkers om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Komend jaar gaan we ook over op een gezamenlijke afdeling financiële administratie met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard.”

Realtime inzicht en cijfers op orde
De samenwerking tussen de waterschappen was erop gericht om de kosten van de financiële administratie te verlagen. Bovendien neemt de kwetsbaarheid af. Mocht er iemand wegvallen bij Delfland, dan kunnen de andere waterschappen eenvoudig bijspringen en andersom.

Bovendien zorgt de conversie naar AllSolutions ook voor realtime inzicht en (financiële) cijfers die op orde zijn. “Met de nieuwe oplossing draaien onze managers zelf meer aan de knoppen. Alles is geautomatiseerd, actueel en compleet. Daardoor hebben managers nu realtime inzicht in de stand van zaken. Ze vragen zelf budgetten en rapportages op, zien in een oogopslag of er nog openstaande betalingen zijn en dankzij heldere overzichten zien ze direct of ze binnen de begroting blijven. Alle processen zijn strak geregeld, zodat we altijd de regie hebben over de cijfers. Er kan bijvoorbeeld pas een factuur binnenkomen als er een contract voor dat project in Prosa staat. Dat zorgt voor meer vertrouwen in de cijfers”, aldus Mark Brandt.

Begeleiding
De conversie van het oude naar het nieuwe financiële systeem luisterde nauw. Niet alleen omdat er enorme hoeveelheden financiële gegevens overgezet en gecontroleerd moesten worden. “Een nieuw systeem is altijd wennen voor iedereen binnen de organisatie. Dat heeft tijd nodig én goede begeleiding. AllSolutions dacht mee in hoe je die verandering slim doorvoert in de organisatie. Welke communicatie is intern nodig ter voorbereiding? Daarin merkte je dat AllSolutions een ervaren en gedegen partner is. Ze hielpen ons uitstekend bij het opstellen van handleidingen, opleidingsboeken en het geven van trainingen.”

Leren van elkaar
Hoewel de waterschappen veel op elkaar lijken, weken sommige processen van het hoogheemraadschap Delfland af van de andere twee waterschappen. Vooraf werd afgesproken dat Delfland zich zou aanpassen aan de bestaande processen van Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard. De conversie van Delfland leverde echter ook waardevolle inzichten op, waardoor sommige werkprocessen tussentijds aangepast werden. Mark Brandt: “AllSolutions wist een goede balans te vinden tussen de gebruikerswensen van alle waterschappen en de originele oplossing. Ze waren overtuigend en eerlijk in hun advies en hielden ons goed bij de les.”

Het project werd binnen de planning afgerond. “Er was flink wat tijdsdruk, maar dankzij de nauwe samenwerking tussen de waterschappen en AllSolutions hebben we dit project tot een succes gemaakt. Het contact was intensief. In alle lagen van de organisatie was AllSolutions betrokken om te adviseren en problemen op te lossen. We hebben een gedegen basis gelegd voor een intensief partnership!” 

Lees ook de ervaringen van onze klanten Hoogheemraadschaap van Rijnland en Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard. Bent u benieuwd wat onze software voor uw waterschap kan betekenen? Lees hier meer of neem dan vrijblijvend contact op met Dion van Bladel op het nummer 0348-430110 of per e-mail naar d.vanbladel@allsolutions.nl

Gepubliceerd op 5 juni 2018 12:15

Deel deze informatie per e-mail

Doorsturen



Andere interessante artikelen