Grip op getallen en inhoud: hoe je als NGO eenvoudiger voldoet aan IATI

Projecten hebben voor iedere NGO twee gezichten. Achter ieder project zit een idealistisch doel. Bijvoorbeeld het bieden van noodhulp of ontwikkelingswerk. Daarvoor heb je echter wel voldoende middelen en goed projectmanagement nodig. Die twee werelden komen samen in de International Aid Transparency Initiative (IATI). Maar hoe combineer je kwalitatieve informatie over het behalen van je doelen en kwantitatieve informatie zoals financiën en uren op een slimme manier? Dat lees je in dit artikel.

DOOR: HENK NOORDHUIS
ALLSOLUTIONS

Jouw NGO heeft waarschijnlijk meerdere projecten tegelijk lopen. Projecten die meestal maanden of zelfs jaren duren. En die mogelijk plaatsvinden in verschillende landen. Om grip te houden op al deze lopende projecten zijn er – zowel op het hoofdkantoor als op locatie – rollen verdeeld en afspraken gemaakt. Wat willen we bereiken? Op welke termijn? Met welke middelen? Wie is er verantwoordelijk voor welk onderdeel? Allemaal relevante vragen over hoe je projecten aanpakt. Om de voortgang van ieder individueel project te monitoren, meet je harde feiten. Bijvoorbeeld geregistreerde uren en financiële cijfers. Zo weet je of een project op tijd, binnen de begroting en volgens gemaakte afspraken gerealiseerd wordt.

Kwantitatieve vs. kwalitatieve informatie

Het is mooi als je over de harde feiten van projecten kunt rapporteren, maar je partners verlangen ook inhoudelijke cijfers over de doelmatigheid van projecten. Hoe draagt je project bij aan het oplossen van een bepaald probleem? En hoe toon je dat aan? Bijvoorbeeld als je de voedselzekerheid in West-Afrika wilt verbeteren.

Deze kwalitatieve informatie heb je als organisatie niet direct inzicht in, maar er zijn wel degelijk KPI’s voor. Denk aan cijfers van de lokale voedselbanken. Hoeveel mensen melden zich daar? Of hoeveel mensen melden zich ondervoed bij de ziekenhuizen? En zijn die aantallen minder geworden over de afgelopen jaren? Deze inhoudelijke cijfers interesseren je vrijwilligers en werknemers ook het meest. Zij zijn vaak idealistisch gedreven en willen vooral zien dat hun werk iets toevoegt. Ze motiveren je mensen om net even een stapje harder te zetten.

Het rapporteren over kwantitatieve en kwalitatieve cijfers is de afgelopen jaren nog belangrijker geworden sinds het ministerie van Buitenlandse Zaken het gebruik van de International Aid Transparency Initiative (IATI) heeft verplicht. Daarmee wil de overheid de transparantie verbeteren op het gebied van ontwikkelingshulp. Iedere organisatie die meer dan 250.000 euro aan ontwikkelingsgeld ontvangt, is verplicht volgens deze standaard te rapporteren.

Worstelen met de standaard

Als NGO moet je voldoen aan strenge richtlijnen om te rapporteren volgens de IATI-standaard. Daarvoor consolideer je cijfers uit verschillende administraties en die verrijk je met informatie die de toegevoegde waarde van projecten aantoont. Veel NGO’s worstelen met deze manier van rapporteren. Informatie moet vaak uit verschillende systemen, spreadsheets en documenten worden gehaald. Er komen veel handmatige handelingen aan te pas, waardoor het een kostbaar, foutgevoelig en tijdrovend proces is.

Daarom zijn diverse NGO’s inmiddels overgestapt op een tool voor Monitoring en Evaluation (M&E), zoals bijvoorbeeld ProMEva. M&E biedt je de mogelijkheid om KPI’s van projecten te monitoren en te evalueren. Met visuele dashboard zie je in een oogopslag hoe je projecten ervoor staan. En je kunt er snel en eenvoudig mee rapporteren volgens de IATI-standaard.

Wat je erin stopt, haal je eruit

Hiervoor geldt echter wel: wat je uit de tool haalt is sterk afhankelijk van de informatie die je erin stopt. Veel NGO’s voeren data nog handmatig in, maar dat kan ook anders. Een goede oplossing is om je ERP-systeem te koppelen met de M&E-tool. Projecten maak je dan aan in je ERP-systeem. Alle relevante informatie – zoals de planningen en financiële gegevens – wordt in realtime gedeeld met de tool. Daar kun je de kwantitatieve informatie vervolgens (automatisch) verrijken met kwalitatieve informatie. En vervolgens kun je die gezamenlijke informatie geheel volgens de richtlijnen van IATI exporteren.

Kortom, het slim samenbrengen van kwantitatieve en kwalitatieve cijfers kan veel voordelen opleveren. Het stelt je niet alleen in staat om beter te rapporteren, maar kan je organisatie ook veel tijd, geld en mankracht besparen.

De directe integratie tussen eigen administratie en de M&E-tool is wat AgriProFocus over de streep trok om voor AllSolutions te kiezen. Lees in deze klantcase welke voordelen zij nog meer uit de software halen. Of bekijk de NGO-pagina voor meer content voor deze branche.

Gepubliceerd op 7 juni 2019 11:30

Andere interessante blogs