Vijf redenen om nu te starten met uitgaande e-facturatie

Je krijgt wat je geeft


Een mooie filosofie: je krijgt wat je geeft. En een stuk minder zweverig dan veel mensen denken. Want in de praktijk blijkt dat mensen je vaak teruggeven wat je hen geeft. Niet voor niets beschrijft de wereldberoemde hoogleraar Robert Cialdini in zijn boek “Invloed: de 6 geheimen van het overtuigen” wat de kracht is van wederkerigheid. Hoe zit dat bij e-facturatie? Op het oog niet meer en niet minder dan een gedigitaliseerde manier van werken. Dus vooral efficiency. Maar er is meer.

DOOR: JAN VAN WIJNGAARDEN
ALLSOLUTIONS

E-facturatie niet meer weg te denken

Met de komst van internet ontstond net na de millenniumwisseling al snel het idee om factuurprocessen te digitaliseren. In eerst instantie was dit vrij basaal. Papieren facturen werden vervangen door PDF’s die per e-mail in plaats van per post werden verstuurd. Een eerste stap in efficiencyverbetering maar niet meer dan dat. De echte stap kwam pas later toen het mogelijk werd de factuur volledig digitaal af te handelen met behulp van e-facturatie. Een e-factuur is een 100% elektronisch document dat alle bijbehorende factuurgegevens uit je systeem bevat. Dit maakt het de ontvanger mogelijk om zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, facturen volledig automatisch in de boekhoudsoftware in te lezen en boeken. Het is hierbij wel noodzakelijk dat je als bedrijf bent aangemeld in een e-facturatienetwerk.

Door de inzet van deze vorm van digitalisering besparen organisaties en bedrijven honderden miljoenen Euro’s per jaar op hun operationele kosten. Die besparingen liggen vaak vooral nog aan de inkomende kant (crediteurenfacturen). En dat is best opmerkelijk. Want om digitaal te kunnen verwerken zullen facturen ook elektronisch verstuurd moeten worden. Maar dat heeft vaak geen prioriteit.

Niet alleen ingaand maar ook uitgaand digitaliseren

Vanaf eind 2018 moeten alle overheidsinstanties e-facturen kunnen ontvangen en verzenden. Maar bedrijven kunnen dus zelf die keuze nog maken. Vreemd genoeg automatiseren zij vaak wel de inkomende stroom van facturen maar niet de uitgaande stroom. Tenzij ze dus leveren aan overheidsinstanties. Terwijl er genoeg redenen te geven zijn waarom je dit beter wel kunt doen.

Vijf redenen om je uitgaande factuurstroom te digitaliseren

1. Je krijgt wat je geeft

De wet van de wederkerigheid is heel simpel: geef iets weg en de ontvanger zal geneigd zijn iets voor je terug te doen. Als je ongevraagd een gemakkelijk en snel te verwerken factuur aanbiedt, geeft dat je letterlijk credits bij je klant. Wat zich terugbetaalt in een goede relatie die op zich weer een basis is om zaken met elkaar te kunnen doen.

2. Besparing op kosten

E-facturatie leidt tot veel minder handwerk. Met gebruik van het juiste platform worden de uitgaande facturen altijd automatisch verzonden met de beste aflevermethode en afgeleverd bij de juiste ontvanger. Bovendien heb je inzicht in de status van de factuur en kan iedereen deze overal en altijd bekijken. Dus nooit meer zoeken en geen gedoe.

3. Direct werken vanuit je financiële software

Met de juiste leverancier kun je e-facturen rechtstreeks vanuit je financiële software versturen. Waar voorheen met een druk op de knop een factuur werd geprint, start je nu de intelligentie die zorgt voor het versturen van de de digitale factuur via de juiste weg naar de juiste organisatie. Je hoeft niet in verschillende systemen te kijken om de (betaling van de) factuur te kunnen volgen.

4. Optimaliseer je creditmanagement

Hoe snel je facturen betaald worden, is van vele factoren afhankelijk. Een daarvan is de transparantie en het inzicht in de onderliggende factuur. Facturen kunnen kwijt raken en de verwerking ervan vertragen. En als degenen die de factuur moeten accorderen geen of onvoldoende inzicht hebben, laat het vrijgeven voor betaling langer op zich wachten. Met e-facturatie is hier allemaal geen sprake van. De gemiddelde betalingstermijn zal daarom aanzienlijk korter worden wat je cashflow ten goede komt.

5. Imago

Als je als leverancier in staat bent e-facturatie aan te bieden aan je klant, laat je zien dat je met je tijd mee gaat. Je innovatieve oplossing zal worden gepercipieerd als meedenken met je klant. Andersom: Als je geen e-factuur kunt sturen terwijl je klant wel al zo ver is dat deze e-facturen kan verwerken, wil je klant misschien op termijn geen zaken meer met jou doen. E-facturatie zal dan ook steeds meer een hygiënefactor worden.

Waar wacht je nog op?

Vrijwel niemand betwijfelt nog de toegevoegde waarde van e-factureren. Het digitaliseren van de uitgaande stroom facturen blijft nog te vaak achter. Terwijl bovenstaand lijstje met redenen om dat wel te doen bepaald niet limitatief is. Dus waar wacht je nog op?

Gepubliceerd op 15 april 2019 12:28

Andere interessante blogs