Politievakbond ACP kiest voor flexibiliteit en zekerheid

De ACP, Nederlands grootste politievakbond, heeft in drie maanden tijd de ledenadministratie en de financiële administratie ondergebracht in WebSolutions QX, de organisatiebrede, webbasedoplossing voor belangenorganisaties van AllSolutions. Tevens is het beheer volgens SaaS (Software as a Service) uitbesteed. Jaco Reijgersberg, medewerker planning & control en verantwoordelijk voor de financiële administratie van de ACP: "In het verleden was ik een dag bezig met de budgetcijfers; nu een uurtje!"

"Als vakorganisatie is onze belangrijkste taak het behartigen van de collectieve en de individuele belangen van onze leden, vooral op het gebied van werk en inkomen", vertelt Reijgersberg. "Denk daarbij aan zaken zoals CAO, AOW, arbeidsomstandigheden en medezeggenschap. We laten de stem van onze mensen horen via de media en via onder meer internet en ons bondsblad informeren we onze leden. Daarnaast kunnen leden via de ACP ook aantrekkelijke producten en diensten verkrijgen, zoals zorg-, rechtsbijstand- en autoverzekeringen."

Van negen naar één

Zo'n zes jaar geleden ging de ACP met acht andere CNV-bonden om de tafel zitten om een gezamenlijke beheerorganisatie op te zetten. "We wilden als individuele bonden niet negen keer het wiel opnieuw uitvinden en konden kosten besparen", legt Reijgersberg uit. "We hebben toen onze IT-activiteiten bij de vakcentrale CNV gecentraliseerd, waaronder het beheer van werkstations en servers. Ook de IT-architectuur wordt bepaald door de beheerorganisatie."

Een volgende stap moest een gezamenlijk ledenadministratiesysteem worden. "Dit was een moeizaam proces, omdat je rekening moet houden met de eisen en wensen van negen partijen", vertelt Reijgersberg. "Na jaren discussie kregen we steeds meer het gevoel op een dood spoor te zitten. Het project liep uit en ondertussen moesten wij doorwerken met een verouderd systeem onder DOS. Het duurde te lang en zou bovendien voor ons niet optimaal geworden zijn, aangezien in het nieuw te bouwen ledenadministratiesysteem altijd de wet van de meerderheid gold. Ja, dan doe je concessies die niet goed zijn voor je eigen organisatie. In december 2007 hebben we de knoop doorgehakt en zijn we uit de ontwikkeling van een eigen ledenadministratiesysteem gestapt. Het verlies hebben we genomen en we zijn snel op zoek gegaan naar een passend systeem. Dat werd dus WebSolutions QX van AllSolutions."

"In drie maanden stonden de ledenadministratie en de financiële module er;
 volledig aangepast aan onze organisatie en bedrijfsprocessen."

Van financiële naar organisatiebrede oplossing

AllSolutions was geen vreemde voor de ACP. "Tijdens de ontwikkeling van het ledenadministratiesysteem waren we al op zoek naar een financieel pakket dat hierop zou kunnen aansluiten. Om kennis te maken met WebSolutions QX zijn we op bezoek geweest bij Het Zwarte Corps (HZC), bond van machinegebonden personeel. In eerste instantie keken we alleen naar de financiële module, maar Coen Belderink, hoofd Facilitaire zaken HZC, gaf ons een presentatie van WebSolutions QX, de organisatiebrede oplossing. Wij hadden toen al direct het gevoel dat dit pakket perfect bij onze organisatie zou passen. Dit positieve gevoel werd bevestigd door CNV Publieke Zaak in Den Haag; deze bond gebruikt de financiële module van WebSolutions QX en is daar zeer tevreden over."

Geen keurslijf, maar flexibiliteit

De keuze werd snel gemaakt en in januari 2008 startte de ACP met het inrichten van WebSolutions QX voor de ledenadministratie en de financiële administratie. De standaardmodules werden aangepast aan de organisatie en de werkprocessen en in sommige gevallen werden de processen aangepast aan het systeem. "Ik ben zeer te spreken over de flexibiliteit van het systeem: je wordt niet in een keurslijf gedwongen", zegt Reijgersberg. "Zo hebben we het pakket moeiteloos kunnen aanpassen voor onze indeling in 25 politieregio's en drie aanvullende landelijke diensten, waaronder het KLPD en de Politieacademie. Een ander sterk punt vind ik dat je de velden waarmee je niets doet, kan laten verdwijnen. De gebruiker ziet geen overbodige ballast, maar alleen dat waarmee hij dagelijks werkt."

Stapsgewijze implementatie

Op 1 april 2008 ging de ACP live met het nieuwe bedrijfssysteem. "Verbazingwekkend", geeft Reijgersberg aan. "Niet jarenlang discussiëren en water bij de wijn doen, maar in drie maanden stonden de ledenadministratie en de financiële module er; volledig aangepast aan onze organisatie en bedrijfsprocessen."

Na 1 april startte de ACP met het verder vullen van het systeem. Zo werden de nieuwe en de lopende juridische dossiers ingevoerd. Momenteel wordt de CRM-module verder ingericht. "Ik denk dat alles in één keer implementeren een utopie is", stelt Reijgersberg. "Vandaar onze stapsgewijze aanpak. CRM gaat in de toekomst steeds belangrijker worden. Met goed relatiebeheer en gerichte marketing kun je een persoonlijker band aangaan met de leden. Wij zijn al bezig met plannen voor een extranet, een beveiligde omgeving op onze website. Leden kunnen dan hun eigen gegevens inzien en muteren, maar ook bewijzen van inschrijving uitdraaien. Een beveiligde koppeling van onze ledenadministratie met het internet is prima mogelijk met WebSolutions QX."

Geen dag, maar een uurtje

De medewerkers van ACP hebben het nieuwe systeem snel opgepakt; uitgebreide training was niet nodig. "Ik ben getraind door AllSolutions en help medewerkers in de dagelijkse praktijk. De ervaringen zijn goed. Doordat het webbased is, kan ik ook vanuit huis werken en de regiobestuurders kunnen ook vanuit elke werkplek inloggen en gegevens raadplegen. Een ander sterk punt is de financiële rapportage-generator. Op elk moment kan ik met één druk op de knop de gewenste overzichten uit het systeem krijgen, zoals budgetcijfers en het exploitatieresultaat. Dat gaat nu veel eenvoudiger en sneller en we hebben meer inzicht en overzicht. In het verleden was ik een dag bezig met de budgetcijfers; nu een uurtje!"

Geen omkijken door SaaS

Het beheer van het nieuwe systeem is via een SaaS-contract (Software as a Service) ondergebracht bij AllSolutions. Reijgersberg: "Wij zijn te klein om dit zelf te doen en hebben goede afspraken gemaakt. De beschikbaarheid is 99,9 procent en updates worden automatisch doorgevoerd. Ik heb er eigenlijk geen omkijken naar. Ik ben dan ook erg tevreden over de samenwerking met AllSolutions. De lijnen zijn kort, ik heb vaste aanspreekpunten en de mensen kennen onze organisatie en denken echt met ons mee."

Over de ACP

De ACP is met ruim 23.000 leden de grootste politievakbond van Nederland. De ACP is in 1971 opgericht en maakt onderdeel uit van het CNV. Kijk voor meer informatie op: www.acp.nl