Donateursmodule voor Het Zwarte Corps

Sinds eind 2006 werkt Het zwarte Corps, de vakvereniging voor machinepersoneel, met de branche-oplossing WebSolutions QX. Medio 2008 heeft de 'finishing touch' plaatsgevonden met de implementatie van de module Donateurs. Inmiddels heeft de eerste invorderingsronde via WebSolutions QX plaatsgevonden, waarmee HZC nog eens is geattendeerd op de vele voordelen van een volledig geïntegreerde totaaloplossing.

Gefaseerde organisatiebrede implementatie

Per juni 2006 is WebSolutions QX organisatiebreed geïmplementeerd. Waar is begonnen met de modules voor ledenadministratie, CRM en financiële administratie, zijn in 'Fase Twee', de projectadministratie, urenregistratie en capaciteitsplanning ingericht. Deze functionaliteiten zijn cruciaal voor de subsidieonderbouwing. Ook worden sinds de 2e implementatiefase ledendossiers van juridische aard geregistreerd. "Fase Twee was de grote stap naar het organisatiebreed uitrollen van WebSolutions QX", aldus AllSolutions Consultant Henk Noordhuis. "Waar de eerste implementatieronde de, traditioneel gescheiden, onderdelen van de backoffice integreerde en stroomlijnde, is WebSolutions QX met Fase Twee het kloppend hart van de HZC bedrijfsvoering geworden. Of je het nu hebt over de regiobestuurder die in een handomdraai een brief naar een lid produceert en archiveert, de bondsadvocaat die een digitaal dossier doorneemt ter voorbereiding op een zaak, de Servicedesk-medewerker die haar uren boekt, of de voorzitter die volautomatisch grafieken van de ledenstand voorbij ziet komen, met WebSolutions QX gebeurt het allemaal."

Standaard Donateursmodule

In de veronderstelling dat 'vrije giften' niet meegenomen kunnen worden in één en dezelfde administratie, is deze discipline in eerste instantie niet meegenomen in de wensen- en eisenlijst ten behoeve van de totale herautomatisering. "Uit de adviesgesprekken met Henk kwamen we er al snel achter dat we toch ook de donateurs met hun giften konden opnemen in WebSolutions QX", vertelt Jolanda Berends, boekhouder bij HZC. "Er is een aparte afdeling aangemaakt binnen de administratie. Een enorme verbetering ten opzichte van de oude manier van werken. Omdat alle modules volledig geïntegreerd met elkaar functioneren, hebben we niet langer te maken met dubbele invoer. Wijzigingen met betrekking tot de relatie, zijnde lid, donateur of beiden, worden automatisch doorverwerkt op de relevante plekken binnen het informatiesysteem. Dat scheelt ons aanzienlijk veel tijd. Ook de kans op invoerfouten is nihil. De standaard module voldoet prima aan onze wensen, er is geen maatwerk aan te pas gekomen. Mede daarom hebben we de module binnen 3 dagen in gebruik kunnen nemen."

Meer over WebSolutions QX Donateurs

De WebSolutions QX module Donateurs biedt de professionele verenigingsorganisatie alle mogelijkheden om vrije giften op gestructureerde wijze te beheren en te verwerken, wat overigens geldt voor zowel eenmalige als periodieke giften. In het kader van efficiency kunnen donateurs in verschillende groepen worden ingedeeld, die ieder op een passende wijze kunnen worden benaderd. Ook kunnen verschillende 'programma's' worden gedefinieerd, al dan niet gekoppeld aan een uniek bankrekeningnummer. Ook spontane overmakingen worden eenvoudig in het boekingsprogramma geregistreerd en doorverwerkt. Dit zijn een aantal voorbeelden van de standaard mogelijkheden.

Met de implementatie van de donateursmodule binnen Het Zwarte Corps is het gehele palet aan functionaliteit binnen de WebSolutions QX branche-oplossing voor Belangenorganisaties in gebruik genomen.