Klant vertelt - Het Zwarte Corps

Integratie en webtoegang ledenadministratie HZC

Het Zwarte Corps (HZC), bond van machinegebonden personeel, wilde de bestaande bedrijfssystemen moderniseren: de complexe maatwerkoplossingen waren verouderd, niet toegankelijk voor leden en er was sprake van gescheiden ledenadministratie en boekhouding. Voor integratie en webtoegang werd gekozen voor WebSolutions QX. "Onze regiobestuurders kunnen nu via het internet alle relevante databases raadplegen", vertelt Coen Belderink, hoofd Facilitaire zaken HZC. "Ze beschikken zo over de meest actuele informatie over werkgevers en leden."

Intensiever benutten automatisering

"We hebben twintig jaar met hetzelfde maatwerksysteem gewerkt en wilden onze organisatie slimmer maken", licht Belderink toe. "De integratie van de ledenadministratie en de financiële administratie zou ons besparingen opleveren: geen dubbel werk meer, minder controleslagen en een kleinere foutenkans bij onder meer de contributieinning met incasso's en de verwerking daarvan. Verder wilden we de automatisering intensiever benutten voor de dienstverlening aan onze leden, bijvoorbeeld via webportals."

Langetermijnrelatie

De eisen en wensen van boekhouding, ledenadministratie, buitendienst en rayonbestuurders werden in een Request for Information gezet. Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze op AllSolutions met het geïntegreerde pakket WebSolutions QX. Voorzitter Kees van Dongen: "De prijs-kwaliteitverhouding was goed en ze kwamen over als een betrouwbare en zakelijke partner: degelijk en modern, eerlijk en realistisch. Goede eigenschappen voor een langetermijnrelatie."

Soepele implementatie

HZC heeft gekozen voor een stapsgewijze implementatie van de verschillende modules voor onder meer urenregistratie, projecten, capaciteitsplanning, documentmanagement, HRM en dossiers. "Alles is binnen afgesproken tijd en budget gerealiseerd", vertelt Belderink. "Het is allemaal soepel en probleemloos verlopen.? HZC heeft geen werkprocessen moeten aanpassen. Belderink: "Het nieuwe pakket sloot aan op de processen en we zijn er beter van geworden. We liepen wel eens tegen onmogelijkheden aan, maar AllSolutions ging daar flexibel mee om. Als wij wensen hadden buiten het standaardpakket, onderzocht AllSolutions of ook andere verenigingen daarmee zaten. Dat bleek soms zo te zijn en onze maatwerkvraag werd opgenomen in het standaardpakket."

Efficiencywinst

De gebruikers hebben een opleiding van één dag gevolgd bij AllSolutions in Woerden. Daarna werden de mensen intern verder ingewerkt. "De nieuwe look and feel was wel even wennen", geeft Belderink aan. "Maar alles zit logisch in elkaar en het werkt prettig en snel. We werken efficiënter en kunnen veel dingen nu in één keer afhandelen door het gebruik van sjablonen. De gebruikers zijn ook minder afhankelijk van de applicatiebeheerder, omdat ze veel zelf kunnen regelen. We hebben de gebruikers goed afgeschermd voor de vele mogelijkheden van het systeem: iedereen werkt op basis van zijn functie met een eigen scherm. Verder hebben we strakke autorisatieafspraken gemaakt, alles is goed dichtgetimmerd en het beantwoordt aan de eisen van de accountant voor de interne controle van de administratieve organisatie." De applicatie van HZC wordt gehost bij de leverancier (ASP, Application Service Providing, tegenwoordig ook wel SaaS, Software as a Service, genoemd). Belderink: "Wij hebben zo geen omkijken naar back-ups, veiligheid en updates en we besparen op het systeem- en netwerkbeheer."