De Reisspecialisten Groep

De Reisspecialisten Groep kiest voor kwaliteit

De Reisspecialisten Groep is in 2006 ontstaan door een management buy-out van TUI Nederland. De acht reismerken van De Reisspecialisten Groep (De Boer & Wendel, Discovery Reizen, Isropa Reizen, Panta Reizen, Zeetours Cruises, Group & Incentive Travel, Marathons International en Holland International Destination Management) hebben gekozen voor één nieuw integraal pakket voor de diverse afzonderlijke financiële systemen: WebSolutions QX. Uniformiteit, efficiencywinst en een koppeling met het reserveringssysteem waren de belangrijke doelstellingen. "We zijn bewust geen prijsvechter, maar verzorgen alles van a tot z en bieden hoge kwaliteit, flexibiliteit en meerwaarde", vertelt John de Keuning, director ICT & e-commerce. "ICT moet zorgen voor efficiency van de interne organisatie en voor optimale verkoopondersteuning. Alle informatie moet voor medewerkers, reisagenten en klanten snel en makkelijk benaderbaar zijn."

Eén integraal financieel systeem

In zeer korte tijd moesten de afzonderlijke bedrijven onder de regie en besturing van De Reisspecialisten Groep worden gebracht. De 'oude' organisatie maakte gebruik van afzonderlijke financiële systemen. "We wilden een nieuw, integraal financieel systeem", vertelt Gerloff Harte, financial director. "Uniformiteit en efficiencywinst waren daarbij de belangrijkste doelstellingen. Twee systemen zijn vitaal voor onze organisatie: het reserveringssysteem en het financiële systeem. We hebben het bestaande reserveringssysteem van een van de overgenomen specialisten geschikt gemaakt voor alle andere merken."

Eisen en wensen

Samen met de gebruikers werden de eisen en wensen voor de nieuwe bedrijfssoftware opgesteld. Harte: "We zochten een standaardpakket, omdat we zo min mogelijk maatwerk wilden doen. Onze voorkeur ging uit naar een webbased-oplossing, vanwege de besparing op beheerkosten en de toegankelijkheid van de software. Het moest gebruiksvriendelijk zijn en beschikken over een goede debiteurenbewaking en mogelijkheden voor projectadministratie."

Minimaal maatwerk

De Reisspecialisten Groep werd in het selectietraject begeleid door een externe adviseur. "We stelden een Request for Information op met 250 punten", vervolgt Harte. "Onze keuze viel op WebSolutions QX. Dit pakket sloot het meest aan bij onze eisen: minimaal maatwerk, goede debiteurenbewaking en een gunstige prijs-kwaliteitverhouding". De Keuning: "Het is bovendien een modulair pakket met een geïntegreerde CRM-oplossing. Relatiebeheer speelt bij onze bedrijven een belangrijke rol. Dan is het handig als een pakket dat al in zich heeft."

Stapsgewijze implementatie

De implementatie van het nieuwe financiële systeem startte eind maart 2007. "Eind mei draaide de basisadministratie al, met onder meer debiteuren, crediteuren en grootboekschema", vertelt Harte. "We hebben bewust gekozen voor een stapsgewijze implementatie en niet om alles in één keer te realiseren bij alle bedrijven: zo houden we overzicht en controle".

Eén druk op de knop

De interface tussen het financiële systeem en het reserveringssysteem is in juni 2007 gereedgekomen. Harte: "Het administratieve proces, het registreren van reizigers en de financiële afhandeling van de reis verlopen geheel geautomatiseerd en met één druk op de knop zien we welke openstaande posten er nog zijn. De ervaringen met het nieuwe systeem zijn positief. Het is gebruiksvriendelijk: de schermen zijn helder en de consistentie van de werkwijze is groot. Het systeem sluit goed aan op onze processen. De bedrijfssoftware wordt verder ingevuld en bij de andere bedrijven geïmplementeerd. Op 31 december 2008 moet alles geconsolideerd uit WebSolutions QX rollen. Daarna gaan we fine tunen met rapportages en managementinformatie".