Douwe Egberts (Operating)

Douwe Egberts registreert 250 miljoen kopjes koffie met AllSolutions

Als Douwe Egberts voor de koffie zorgt, dan zorgen de mensen van Douwe Egberts ook voor alles wat daarbij hoort. Van de koffie en apparatuur tot en met operating service. De klant heeft er geen omkijken naar. De divisie Operating van Douwe Egberts Coffee Systems (DECS) maakt deze belofte waar. "We willen dat de klant probleemloos kan genieten van koffie op het werk, op een terras of elders buiten de deur", vertelt Hans van Vught, Information Manager. "De klant kan zelf een servicevorm kiezen en wij regelen alles en registreren het gebruik in WebSolutions QX. Deze webbased applicatie wordt gehost door AllSolutions: goede functionaliteit en wij hebben er geen omkijken naar." "Onze toegevoegde waarde ligt in het samenvoegen van ingrediënten, koffie en service", vertelt Hans van Vught. "Bij Operating zorgen we onder meer voor het schoonmaken, vullen en leveren van de koffie. Klanten kunnen zelf de gewenste service met ons afspreken tot het volledig uitbesteden van de koffievoorziening."

Bij DECS Operating werken vierhonderd mensen. Op 10.000 plekken staan koffiezetsystemen, goed voor jaarlijks meer dan 250 miljoen koppen koffie. Klanten zijn onder meer Philips, Connexxion, Wegener, Nederlandse Spoorwegen en Heineken.

Snel en flexibel

"Ons oude IBM-mainframe moest er voor 31 december 2005 uit", vertelt Hans van Vught. "Dit betekende dat we alle systemen moesten vervangen, ook ons 18 jaar oude Operating Registratie Systeem (ORS) voor de registratie van het gebruik van de apparaten en de bijbehorende facturatie. Ik kende AllSolutions al van projecten bij Beurzen & Evenementen en aQa Pickwick. Ik wist wat ze konden en dat ze flexibel en snel konden schakelen. "

Extra functionaliteit

De opdracht voor AllSolutions was alle huidige systemen te vervangen met behoud van precies dezelfde functionaliteit. "Alle processen moesten op 1 januari 2006 probleemloos draaien", geeft Hans van Vught aan. Het project startte op 1 juni 2005 en ORS+ was operationeel volgens afspraak. "We hebben het ORS+ genoemd, omdat we nu over meer functionaliteit beschikken", vertelt Mirelle van Gaal, stafmedewerker Operating. "We kunnen tot in detail registreren en klantspecifieke facturen samenstellen. Daarnaast beschikken we over een goede database voor managementrapportages met onder meer tellerstanden van apparaten, leveringen en het koffiegebruik. Een andere plus is dat we de historische data snel en eenvoudig kunnen opvragen; we zijn eindelijk af van de papieren archieven. Het systeem is bijzonder gebruiksvriendelijk en ik werd goed begeleid door de mensen van AllSolutions. Hun inzet en betrokkenheid was groot."

Hosting: geen omkijken

Het ORS+ is gekoppeld aan de Douwe Egberts-brede SAP-systemen. De WebSolutions QX applicatie wordt gehost bij HSCG in Leeuwarden namens AllSolutions. "Wat dat betreft is het net als met onze koffie", vertelt Hans van Vught. "Onze klanten willen goede koffie en geen zorgen. Ik wil een goed systeem, waar ik verder niet naar hoef om te kijken. Het beheer, back-ups, upgrades, alles wordt geregeld. In de toekomst gaan we mogelijk ook gebruikmaken van de webbased toegang. Dan kunnen onze medewerkers altijd en overal met laptop of PDA met het ORS+ aan de slag."