Douwe Egberts (B en E)

Douwe Egberts Beurzen & Evenementen verbetert voorraadbeheer

Genieten van koffie en thee, waar je ook bent en wat je ook doet. Daar zorgt Douwe Egberts al meer dan 250 jaar voor. Douwe Egberts Coffee Systems (DECS) richt zich op de zakelijke markt. Op 70.000 plekken in Nederland staan koffie- en theesystemen van DECS, samen goed voor 2,5 miljard koppen koffie. Onderdeel van DECS is Beurzen & Evenementen. Dit bedrijfsonderdeel verbeterde haar voorraadbeheer met WebSolutions QX. Een gesprek met informatiemanager Hans van Vught en applicatiemanager Gerda van Es.

Douwe Egberts is actief op evenementen zoals Lowlands, de Uitmarkt en concerten van bijvoorbeeld DJ Tiësto. "We leveren hier een volledig concept om de bezoekers van kwalitatief hoogwaardige warme dranken te voorzien: machines, counter, koffierugzakken, enzovoorts?, vertelt Gerda van Es. "We moeten in staat zijn snel de juiste machines en ingrediënten te leveren, want we zijn het visitekaartje van DE."

Direct en overal inzicht

DE Beurzen & Evenementen had voorheen een grotendeels handmatige administratie. "Juridisch werden we genoodzaakt te automatiseren", legt Hans van Vught uit. "Aangezien we deel uitmaken van het Amerikaanse Sara Lee moeten we voldoen aan de kwaliteits- en controle-eisen van de Sarbanes-Oxley Act. Tegelijkertijd wilden we het beheer verbeteren en direct en overal inzicht hebben in de voorraadpositie."

Goede ervaringen

Na enig onderzoek koos DE voor AllSolutions. "Ze beschikken over een eenvoudige en betaalbare webbased-oplossing", evalueert Van Vught. "We hadden al eens een proefproject doorlopen en onze ervaringen waren goed. Hun pakket is onafhankelijk van hard- en software. We hadden alleen een internetverbinding nodig en hoefden geen infrastructurele aanpassingen te doen. De applicatie wordt nu gehost door AllSolutions en dat bevalt prima."

Gerda van Es is vooral te spreken over de modulaire opbouw: "Wij gebruiken alleen de logistieke oplossing. Per gebruikersgroep hebben we de schermen aangepast aan de functies met bijbehorende autorisaties. Dit was eenvoudig in te richten. Functionaliteit was onze taak en AllSolutions zorgde voor de techniek." Douwe Egberts koos ervoor om standaard te implementeren. De enige aanpassing betrof een accent DE-rood op de schermen.

Altijd en overal toegang

De webbased-oplossing past bij de hectiek van de markt. Van Vught: "Onze mensen zijn veel onderweg. Ze kunnen nu thuis en ter plekke zien wat de voorraad is en eventueel aanvulling regelen. Dat is efficiënter en effectiever en er worden minder fouten gemaakt. Bovendien komen er automatisch signalen als de voorraad te gering is." Gerda van Es verzorgde de training en documentatie: "Het was even wennen, maar de look and feel is erg gebruiksvriendelijk."