Driestar educatief

Driestar educatief kiest voor samenwerken

De automatisering vormde een probleem bij de fusie van de christelijke hogeschool de Driestar met stichting Begeleidingscentrum Gereformeerd Schoolonderwijs (BGS) en stichting Dienstverlening Gereformeerd Schoolonderwijs (DGS). Bij de reorganisatie tot Driestar educatief werd dus tegelijkertijd de automatisering vernieuwd met het integrale pakket WebSolutions QX. "Ik denk dat de gerichte en kritische vragen van AllSolutions ons hebben geholpen de juiste keuzes te maken", stelt Kees Codée, manager facilitair bedrijf. 

"De aanleiding om over te stappen naar een bedrijfsbrede oplossing was de voorgenomen fusie per 1 januari 2005 ", vertelt Codée. "In 2004 kwamen we tot de conclusie dat de automatisering een extra probleem betekende. De fusiepartners werkten voor de financiële administratie met verschillende versies van Exact. Integratie en consolidatie waren onmogelijk. Daarnaast voldeed onze zelfgebouwde projectoplossing niet meer. Verder waren er her en der relatiebestanden en de deeloplossing voor de personeelsadministratie was te beperkt. We hebben dus bewust gekozen voor een nieuwe, integrale oplossing." Met een totaalaanbod van opleiding, onderwijsadvies en hulpverlening wil Driestar educatief de kennis beschikbaar stellen aan  (toekomstige) leerkrachten en scholen, kerkelijke gemeenten en gezinnen.

Kennis, flexibiliteit en pragmatische aanpak

Van de vijf geselecteerde leveranciers werden er twee getest tijdens workshops van twee dagen. AllSolutions kwam als beste uit de bus. Codée: "Ze hadden kennis van schoolbegeleidingsdiensten en spraken onze taal. Het feit dat het systeem webbased is, was voor ons ook belangrijk, want onze mensen die vanuit huis werken en op de regiokantoren moeten immers eenvoudig kunnen inloggen in de systemen. Verder sprak hun pragmatische aanpak van de implementatie ons aan. Ten slotte was de prijs/kwaliteitverhouding gunstig."

De implementatie startte in september 2004 en op 1 januari 2005 was de financiële module volledig operationeel. Daarna werden de modules Projecten, CRM en HRM & Urenregistratie geïmplementeerd. Codée: "Alles is binnen afgesproken budget en tijd gerealiseerd. We hebben er bewust voor gekozen per applicatie met aparte werkgroepen te werken, waarin ook iemand van AllSolutions zat. Zo creëerden we draagvlak in de veranderende organisatie. Ik denk dat de gerichte en kritische vragen van AllSolutions ons hebben geholpen de juiste keuzes te maken. De modules zijn goed toegespitst op onze bedrijfsvoering. De flexibiliteit van de pakketten en de mensen is echt verbazingwekkend." De applicatie wordt in Gouda bij Driestar educatief gehost en de medewerkers kunnen via een goed beveiligd Wide Area Network toegang krijgen tot de systemen.

Ook managementinformatie

Terugkijkend stelt Codée vast dat het een behoorlijke inspanning is geweest om tegelijkertijd de organisatie en de automatisering te vernieuwen. De oplossing bevalt echter goed: "We kunnen nu eenvoudig koppelingen maken, beter plannen en bijvoorbeeld proactiever en gesegmenteerder de markt benaderen. Een ander voordeel is dat we managementinformatie kunnen genereren zonder dat daarvoor extra software van derden nodig is. De business monitor van AllSolutions voldoet. We zijn nu bezig met het verfijnen van de performance-indicatoren."

Gebruiksvriendelijk en lay-out in huisstijl

Inmiddels werken er 240 medewerkers met WebSolutions QX. "De reacties zijn erg positief", besluit Codée. "Iedereen is enthousiast over de vele mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid. Pluspunt was ook dat we onze eigen huisstijl eenvoudig konden doorvoeren en voor een nieuwe organisatie is dat erg belangrijk."

Het is duidelijk dat de oplossing van AllSolutions goed past bij de missie van Driestar educatief: Samen werken aan vitaal christelijk onderwijs.