Cedin

Cedin klantgericht met integraal management- informatiesysteem

Marktwerking is een realiteit voor alle onderwijsbegeleidingsdiensten (OBD's) vanaf 1 januari 2005. De impact van deze privatisering is groot. OBD Groningen zag al snel in dat één geïntegreerd managementinformatiesysteem noodzakelijk was om klantgericht te werken. Om tevens optimale toegankelijkheid te realiseren, werd samen met zes andere OBD's gekozen voor WebSolutions QX van AllSolutions. Roelof Nijenbanning, directeur OBD Groningen, en Theo Meijer, financieel controller, zijn positief over het pakket. Zelfs zo dat ze de oplossing nog een keer gaan implementeren bij en met hun kersverse fusiepartner GCO Fryslân.

Geïntegreerd systeem

"Het onderwijs is voortdurend in beweging, dus moeten wij ook continu innoveren", vertelt Nijenbanning. "We zijn dan ook al vroeg begonnen met de kanteling naar een vraaggestuurde organisatie. OBD Groningen is in 2000 ontstaan na een fusie. Die fusie was strategisch; door schaalvergroting konden we beter anticiperen op de privatisering van de onderwijsbegeleidingsdiensten. De overheid wil concurrentie en marktwerking als prikkel voor betere dienstverlening. Vanaf 1 augustus 2005 beschikken scholen over de budgetten en kunnen ze zelf advies, kennis en begeleiding inkopen. In die vraaggerichte markt moet alles hier in huis op orde zijn: administratie, relatiebeheer, projectbeheer, personeelsinzet, noem maar op. Goede managementinformatie is daarbij van vitaal belang. Vandaar dat we een geïntegreerd systeem zochten dat een viertal terreinen afdekte: financiën, projecten, relaties en medewerkers."

Toegankelijk, transparant en klantgericht

"Alle benodigde gegevens waren wel aanwezig, maar versnipperd in verschillende systemen", vult Theo Meijer aan. "De kans op fouten was groot en het was bewerkelijk om gegevens boven water te krijgen." OBD Groningen verdiepte zich in mei 2002 in leveranciers van integrale oplossingen. "We hebben voor AllSolutions gekozen, omdat het bedrijf een specifieke OBD-oplossing had ontwikkeld. Na een pilot bij onderwijsbegeleidingsdienst het ABC in Amsterdam, hebben we ons daar met vijf andere OBD's bij aangesloten", legt Theo Meijer uit. "Het heeft schaalvoordelen en je zit dicht op de ontwikkeling van het pakket. Het webbased-verhaal past ook bij onze toekomstvisie; klanten zullen in de toekomst toegang krijgen tot delen van onze database. Onze medewerkers zijn bovendien actief in de hele provincie en moeten thuis of onderweg hun tijd kunnen schrijven en projectinformatie inzien."

Opschonen en stapsgewijs invoeren

Voor OBD Groningen startte op 19 maart 2003 het implementatietraject met zestien landelijke trainingen. Hierbij waren alle zes OBD's aanwezig. "Een forse tijdinvestering", stelt Roelof Nijenbanning. "Tijdens de gezamenlijke sessies bleek dat de OBD's onderling enorm verschilden in organisatiegraad, visie en drive. We hadden soms te maken met zes brillen en één verhaal van AllSolutions. Gelukkig vonden we altijd wel een oplossing." In totaal duurde het traject van implementatie, conversie en training acht maanden. De modules werden stapsgewijs ingevoerd voor de verschillende gebruikers en OBD Groningen verzorgde de interne trainingen. Meijer: "We hebben de databestanden centraal ingericht en alle projecten opnieuw ingevoerd. We hebben daarbij de bezem door onze oude gegevens gehaald en alles opgeschoond."

Fusie met Friesland

De twee grote OBD's in het noorden van het land hebben de handen ineengeslagen. GCO Fryslân en OBD Groningen zijn per 1 januari 2005 gefuseerd en zijn verder gegaan onder de naam Cedin educatieve dienstverlening. "We kunnen zo beter inspelen op de gevolgen van deregulering en schaalvergroting in het onderwijs", licht Nijenbanning toe. "Een belangrijke stap daarbij is, te komen tot één geïntegreerd managementinformatiesysteem op basis van ons huidige pakket van AllSolutions." Theo Meijer is nauw betrokken bij de invoering van WebSolutions QX in de Friese tak van Cedin: "Zij kunnen van onze ervaring leren. We leggen dezelfde implementatieroute nog een keer af, maar dan wel versneld; we zijn binnen een halfjaar klaar en zijn voor het begin van het nieuwe schooljaar in de lucht."

Direct inzicht

"Het pakket beantwoordt aan het doel", evalueert Nijenbanning. "We hebben direct inzicht in onder meer de projecten, omzetcijfers en capaciteitsvraagstukken. We kunnen de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening bewaken en hebben een grote vorm van transparantie bereikt. Ik ben tevreden over de flexibiliteit van AllSolutions. Als gebruiker konden we en kunnen we nog steeds meedenken over de ontwikkeling van het systeem. Het was wel een grote cultuurverandering: werk dat je al jaren op een bepaalde manier doet, blijkt ook anders te kunnen. Efficiënter en effectiever vooral, en dat is in de nieuwe markt een belangrijk winstpunt."

Over Cedin

De circa 250 medewerkers van Cedin richten zich op het bevorderen van de kwaliteit van het primair en voortgezet onderwijs. De vier werkterreinen zijn: consultancy en diagnostiek, adaptief onderwijs, basisvaardigheden, en schoolorganisatie en management. In de dienstverlening staan de belangen van het kind voorop en in de advisering en begeleiding van scholen wordt maatwerk geleverd. De organisatie heeft een werkgebied van zestig gemeenten, achthonderd scholen en peuterspeelzalen en bijna honderdduizend leerlingen.

Hiernaast treft u het artikel aan welke gepbliceerd is in Tijdschrift Controlling in september 2009.