IPMMC Vastgoed

Projectbeheer en informatie cruciaal voor IPMMC Vastgoed

"Goed beheer van projecten is voor ons van cruciaal belang. Verder moet informatie snel beschikbaar zijn en voor iedereen toegankelijk. Dat waren onze uitgangspunten en AllSolutions vertaalde onze eisen en wensen naar een goede weboplossing." Aan het woord is Rob van Oostenbruggen, controller bij IPMMC Vastgoed in Utrecht. Dit bedrijf is actief in consultancy, management en ontwikkeling van complexe vastgoedprojecten. Bekend zijn onder andere ING House ('de glazen schoen'), Philips Business Park en de nieuwbouw voor DaimlerChrysler Nederland."Wij zijn actief van idee tot en met de nazorg", licht Van Oostenbruggen toe. "Uniek is dat onze directie niet alleen bij de acquisitie is betrokken, maar ook bij de uitvoering van vastgoedprojecten."

Bij IPMMC Vastgoed werken ongeveer 45 mensen. In 2005 bestond IPMMC Vastgoed tien jaar. "In die tien jaar zijn we enorm gegroeid", schetst Van Oostenbruggen. "De automatisering hobbelde eigenlijk overal achteraan. Dat werkte fouten in de hand en leidde soms tot handmatig en/of dubbel werk. We misten ook een duidelijke link met onze business: het managen van complexe projecten."

Beheer van projecten cruciaal

IPMMC Vastgoed stelde in februari 2004 een Pakket van Eisen op. "Informatie is cruciaal voor ons", vertelt Van Oostenbruggen. "Informatie moet snel beschikbaar en eenvoudig toegankelijk zijn voor iedereen. Verder wilden we dat het nieuwe projectgeoriënteerde systeem aansloot op Microsoft-producten, zoals Windows SharePoint. We hebben voor AllSolutions gekozen vanwege de weboplossing en omdat hun presentatie niet standaard was, maar goed aansloot bij onze business. Ze hadden zich duidelijk verdiept in ons bedrijf en onze manier van werken. Bij veel bedrijven is de financiële administratie leidend en daar hangt de projectadministratie aan. Bij ons is dat precies andersom: goed beheer van projecten is bij ons het allerbelangrijkst, daar draait alles om."

Overal beschikbaar

AllSolutions startte in juli 2004 en WebSolutions ging in oktober 2004 live. Van Oostenbruggen: "Dit was een zeer kort implementatietraject, waarbij de vertaling van de programmatuur naar de toepassing goed werd verzorgd. WebSolutions draait naar volle tevredenheid en we hebben er nauwelijks omkijken naar. Onze projectmanagers kunnen er altijd en overal mee werken, op kantoor, thuis en in de bouwkeet."

Samenwerking

IPMMC Vastgoed werkt met de modules Basis, Financieel, Projecten, Capaciteitsplanning en Urenregistratie van WebSolutions. "Onze projectadministratie is flexibel en eenvoudig ingericht. Een sterk punt is de laagdrempelige urenverantwoording. Verder kunnen we met meerdere tarief- en kostensoorten werken. Belangrijk is ook de oplossing voor capaciteitsplanning, hiermee houden we grip op eventuele leegloop en op overbelasting van medewerkers. Ik ben ook te spreken over de managementrapportages: AllSolutions kwam niet met een opgelegd format, maar liet ons een vorm kiezen die bij ons past. AllSolutions heeft kennis van zaken en speelde flexibel in op onze wensen. Ze hebben begrepen hoe we hier werken en daar is het pakket op aangepast. Dat werkt."