Klant vertelt - BOVAG

BOVAG bouwt toekomstvast relatiebeheersysteem

BOVAG is de brancheorganisatie van ruim 11.000 ondernemers die zich met mobiliteit bezighouden, zoals personenauto- en truck-dealers, tweewieler-, caravan-, autoverhuur- en autowasbedrijven en tankstations. Voor het nieuwe relatiebeheer-systeem koos BOVAG voor WebSolutions QX en Progress. Jan Ausems, projectleider informatisering en automatisering, en Theo van Unen, applicatiebeheerder, zijn te spreken over de flexibiliteit en stabiliteit van deze geïntegreerde weboplossing.

AllSolutions kwam in beeld

Het oude relatiebeheersysteem van BOVAG was verspreid over twee platforms. Sommige gegevens bevonden zich in beide systemen en de interfaces waren niet het toonbeeld van stabiliteit. "Onze doelstelling was de facturenstroom te digitaliseren en kennismanagement vorm en inhoud te geven", vertelt Ausems. "Internet wordt steeds breder toegepast, óók voor bedrijfsmatige systemen en applicaties. Dit zijn we nader gaan onderzoeken, onder regie van een stuurgroep met vertegenwoordigers van financiën, kennis- en documentmanagement en logistiek. De inventarisatie van de eisen en wensen vond plaats begin 2003."

BOVAG schakelde IBM Business Consulting Services in voor de pakketselectie. AllSolutions kwam in beeld. "AllSolutions richt zich specifiek op ledenadministraties en hun oplossing is webbased en modulair", evalueert Ausems. "Na een positief vooronderzoek op onze ledenadministratie, hebben we de overige functionaliteit van WebSolutions QX gecheckt. De uitkomsten waren goed."

Goedkoper dan maatwerk

In maart 2004 werd gestart met het overzetten naar WebSolutions QX. Ausems: "Om standaardisatie te realiseren, adviseerde AllSolutions Progress. Progress blijkt het heel stabiel en hebben we er geen omkijken naar." Op 7 juni 2004 gingen de eerste werkplekken 'live' met het nieuwe relatiebeheersysteem. "Er is veel veranderd voor de gebruikers, maar vrijwel altijd in hun voordeel", stelt Van Unen. "We hebben geleerd dat er veel kan, maar dat het soms nodig is onze werkwijze iets aan te passen. Dat is veel goedkoper dan het laten uitvoeren van maatwerk."

Flexibel

BOVAG werkt nu met één relatiebeheersysteem. "Voorheen kreeg een lid dat op vijf van onze activiteitengebieden een onderneming voert, vijf exemplaren van onze BOVAG-krant", vertelt Ausems. "Nu nog maar één. Ook kunnen we onze leden, met behulp van het nieuwe documentmanagementsysteem, gemakkelijker toegang tot informatie geven. De leden kunnen zelf de vorm kiezen waarin ze informatie willen ontvangen. Zeker is dat we er vele jaren mee verder kunnen en dat we relatief gemakkelijk inspelen op de behoeften van onze leden."